Hoeveel marge verlies jij door een gebrekkige projectadministratie?
Heb jij écht grip op je projectmarges, of lijkt dat alleen zo? Je herkent het waarschijnlijk: een project dat bij de voorcalculatie netjes winstgevend oogt, maar bij oplevering tegenvalt. Hoe kan dat? In veel bouw- en installatiebedrijven ligt de oorzaak niet in de offerte, maar in de uitvoering. En precies daar ontbreekt vaak de scherpte in de projectadministratie.
Waar lekken jouw marges weg?
De praktijk is weerbarstig. Uren worden te laat ingevoerd, materialen worden op het verkeerde project verantwoord en meerwerk wordt mondeling afgestemd maar niet vastgelegd. Kleine afwijkingen die zich opstapelen tot structurele winstlekken. Het gevolg? Je stuurt op aannames in plaats van feiten. En zonder betrouwbare data wordt elke volgende offerte een gok.
Drie signalen dat jouw projectadministratie niet (volledig) op orde is:
Je hebt geen actueel inzicht in uren versus begroting;
Afwijkingen ontdek je pas achteraf;
Meerwerk leidt regelmatig tot discussie met je klant.
Herkenbaar? Dan mis je cruciale stuurinformatie tijdens het project. Precies het moment waarop je nog kunt bijsturen.
De impact op jouw cijfers: onderhanden projecten en winstneming
In de praktijk merken we regelmatig dat organisaties met (langlopende) projecten moeite hebben met het opstellen van betrouwbare tussentijdse maand- of kwartaalcijfers. Gefactureerde omzet en gemaakte kosten zijn vaak correct verwerkt, maar vervolgens ontstaat onzekerheid over de verwerking van onderhanden projecten en tussentijdse winstneming. Dat is zonde. Een gebrekkige projectadministratie hoeft namelijk geen belemmering te zijn voor het opstellen van zuivere tussentijdse cijfers. Ook een kleinere MKB-onderneming kan hierin grote stappen zetten, zonder direct te investeren in een uitgebreide financiële afdeling of fulltime projectcontroller.
Hoe dan wel?
De volgende tips kunnen jou helpen met opzetten van een strakke projectadministratie en zuivere maandcijfers:
Kies voor applicaties waarin opbrengsten, uren, directe inkoopkosten en voorraadmutaties rechtstreeks gekoppeld kunnen worden aan het juiste project én de financiële administratie. Daarnaast moet het vanuit de projectadministratie realtime mogelijk zijn om de realisatie te vergelijken met de voorcalculatie.
Maak binnen jouw organisatie heldere afspraken over onder andere tijdige registratie van uren en kosten. Laat deze uren en kosten ook accorderen door bijvoorbeeld de projectleider.
Plan regelmatig evaluaties met het gehele projectteam (zowel aansturing als uitvoerend) om lopende en afgeronde projecten te evalueren. Welke lessen kunnen vanuit deze evaluatie meegenomen worden naar de volgende projecten?
Geef het uitvoerend personeel heldere informatie over de prijsopbouw. Realiseer je dat juist zij een hele belangrijke rol hebben in het signaleren van meerwerk!
Bepaal maandelijks de stand van de onderhanden projecten en verwerk deze in de financiële administratie. Voor het bepalen van de tussentijdse winstneming is een juiste inschatting van het gereedheidspercentage en de verwachte winst na afronding van het project van belang. Betrek in dit proces de mensen die hier dagelijks zicht op hebben. In de praktijk ervaren we dat bijvoorbeeld projectleiders hier een cruciale rol in kunnen vervullen.
Wat levert het je concreet op?
Betrouwbare marges en betere voorspelbaarheid;
Minder discussie met klanten over meerwerk;
Scherpere offertes op basis van echte data;
Rust in je cijfers én in jouw organisatie.
Blijf jezelf ontwikkelen als ondernemer
Grip op je projectadministratie is geen eenmalige actie, maar onderdeel van professioneel ondernemerschap. Vanuit het platform voor ondernemerschap van Visser & Visser kunnen wij je ondersteunen met het optimaliseren van uw projectadministratie én het vertalen van deze data naar zuivere, betrouwbare en tijdige maand- of kwartaalcijfers. Zo helpen wij bouwbedrijven, installatiebedrijven en alle andere organisaties waarin projectmatig wordt gewerkt altijd vooruit!
Een zuivere projectadministratie is een krachtig stuurinstrument. De vraag is simpel: wil je achteraf verklaren waar je marge gebleven is, of tijdens het project al bijsturen? De keuze is aan jou. Het rendement merk je direct!
