Waarom een goed personeelsdossier goud waard is

Een goed opgebouwd personeelsdossier is essentieel voor werkgevers, vooral wanneer een medewerker langdurig ziek wordt. Dossieropbouw speelt een cruciale rol in het verzuimbeleid en helpt werkgevers niet alleen bij het voldoen aan de Wet verbetering poortwachter, maar ook bij het maken van onderbouwde beslissingen over re-integratie en eventuele ontslagprocedures.

Een voorbeeld uit de praktijk laat zien hoe cruciaal een volledig dossier is: een ontslagverzoek wegens langdurige arbeidsongeschiktheid werd afgewezen omdat onvoldoende vastlag welke re-integratiepogingen waren gedaan. Gevolg: doorbetaling van loon en extra inspanningen. Dit benadrukt het belang van zorgvuldige dossiervorming.

Eerste ziektejaar:
✅ Week 1: Ziekmelding registreren.
✅ Week 6: Probleemanalyse laten opstellen door de bedrijfsarts.
✅ Week 8: Plan van aanpak opstellen samen met de werknemer.
✅ Elke 6 weken: Evalueren en zo nodig bijstellen van het plan van aanpak.
✅ Week 42: Eerstejaarsevaluatie uitvoeren: hoe verloopt de re-integratie en wat zijn de vervolgstappen? Is de 42e week melding bij UWV gedaan door de arbo? Zo nee, doe dit alsnog.

Tweede ziektejaar:
✅ Voortzetten re-integratie inspanningen: Nog steeds actief zoeken naar mogelijkheden binnen of buiten de organisatie, zowel spoor 1 als spoor 2 onderzoeken d.m.v. arbeidsdeskundig onderzoek.
✅ Week 91: Werknemer attenderen op de WIA-aanvraag.
✅ Week 93: Re-integratieverslag opstellen voor het UWV.
✅ Week 104: Beoordeling door het UWV: heeft de werkgever voldoende gedaan?

Door deze checklist te volgen, zorg je ervoor dat je als werkgever voldoet aan de wettelijke eisen en vergroot je de kans op een succesvolle re-integratie. Een handige link voor werkgevers is ook de Werkwijzer Poortwachter van het UWV.

Zorgvuldige dossieropbouw is essentieel bij langdurig verzuim, maar voorkomen is natuurlijk beter dan genezen. Juist door vroegtijdig aandacht te besteden aan signalen van overbelasting en werkdruk, verklein je de kans op uitval én versterk je de binding met je medewerkers. Daarmee raakt verzuimbeleid direct aan een tweede belangrijk thema: personeelsverloop.

Organisaties die actief inzetten op verzuimpreventie, werken tegelijk aan het vergroten van betrokkenheid en het beperken van verloop. Een ziekmelding zet niet alleen druk op het team, maar vergroot ook het risico op overbelasting bij collega’s. Preventie is daarom essentieel.

Denk bijvoorbeeld aan:

• Vroegtijdig signaleren: Merk je dat iemand vaak moe oogt, sneller geprikkeld reageert of minder geconcentreerd is? Dit kunnen vroege signalen zijn van overbelasting.

• Open gesprekscultuur: Creëer een omgeving waarin het normaal is om zorgen of knelpunten te bespreken, vóórdat ze leiden tot uitval.

• Zorg voor fysieke en mentale ondersteuning: Denk aan preventieve fysiotherapie, werkplekonderzoeken, of trainingen rondom omgaan met emotionele belasting.

Door actief werk te maken van verzuimpreventie, laat je zien dat je je team serieus neemt. Dat verlaagt niet alleen het ziekteverzuim, maar vergroot ook de loyaliteit. Enkele praktische tips s:

• Regelmatige ontwikkelgesprekken: Niet alleen functioneringsgesprekken, maar juist gesprekken over werkplezier, persoonlijke ontwikkeling en balans.

• Coachend leidinggeven: Een praktijkmanager die niet alleen stuurt, maar vooral ondersteunt en luistert, maakt echt het verschil.

• Werkdruk bespreekbaar maken: In veel praktijken is "druk zijn" bijna normaal. Maar een constante hoge werkdruk vraagt om structurele oplossingen, niet alleen om harder werken.

Wil je eens sparren over hoe je binnen jouw praktijk meer kunt doen aan verzuimpreventie en behoud van talent? Neem gerust contact met mij op!