Thema Verbinden: Klantenportaal Visser & Visser

De wereld verandert. Steeds meer zaken gaan digitaal. Ook Visser & Visser gaat daarin mee. Ons klantenportaal wordt komende tijd flink uitgebreid. Jan van Spronsen (manager ICT), Erik Klop (partner) en Marieke Drooger (ondersteuningsteam klantenportaal) vertellen hoe het platform een centrale plaats krijgt in de dienstverlening.

Het klantenportaal Mijn Visser & Visser is ruim een jaar in de lucht. Volgens Erik Klop is het ‘een daverend succes’. “Behoorlijk veel klanten maken er al gebruik van. De voordelen zijn ook groot. Je kunt het zien als een soort datakluis. Op het portaal is al jouw data op één plek beschikbaar. In één oogopslag kun je dus bij je financieel archief met relevante stukken.”

Steeds meer mogelijkheden

Het portaal is aanvankelijk ontwikkeld om jaarrekeningen en aangiften op een eenvoudiger manier aan te bieden en te accorderen. De mogelijkheden breiden intussen verder uit. “Het blijkt een uitstekend medium om met klanten te communiceren en samen snel zaken af te werken. Dankzij het portaal hoeven klanten bijvoorbeeld niet meer met papieren in de weer voor tekenen, terugsturen of scannen. Met een paar muisklikken accorderen ze hun zaken. Bovendien houdt ons portaal precies bij welke stappen wanneer genomen moeten worden. We kunnen onze klanten zo perfect helpen om bij verplichtingen binnen bepaalde termijnen zaken af te handelen. Ze krijgen hiervoor ook herinneringsmails”, vertelt Klop.

Privacy en veiligheid

De verscherpte privacywetgeving en digitalisering bij overheidsinstellingen en de Belastingdienst maken het volgens Klop noodzakelijk om het klantenportaal verder uit te breiden. “De Kamer van Koophandel heeft bijvoorbeeld sinds 2016 bedrijven verplicht om hun jaarrekeningen digitaal te deponeren. En die digitalisering gaat maar door. Wij moeten daar in mee. Zeker op het gebied van privacy en wetgeving. Wij vinden de veiligheid van vertrouwelijke stukken een groot goed en willen uiteindelijk af van niet-waterdichte contactmethodes, zoals post, via e-mail of een internetsite. Ons beveiligd portaal voorziet in al onze wensen.”

Gebruiksvriendelijkheid

De gebruiksvriendelijkheid van het portaal wordt volgens Jan van Spronsen aldoor verbeterd. “We luisteren goed naar gebruikerservaringen. Het portaal was aanvankelijk ontwikkeld voor desktop, maar is intussen full responsive en dus ook bruikbaar op laptops, smartphones en tablets.” Het beveiligde portaal is volgens de ICT-manager ook voor een onbeperkt aantal gebruikers per bedrijf bruikbaar. “Onze klant bepaalt zelf hoeveel mensen toegang hebben. Elke gebruiker heeft eigen bevoegdheden en eigen inloggegevens.” 

Ondersteuningsteam

Visser & Visser heeft een speciaal ondersteuningsteam aangesteld om klanten te helpen met hun vragen over het klantenportaal. Marieke Drooger vertelt dat er aanvankelijk best wat vragen waren waarom een echtpaar bijvoorbeeld niet samen kon doen met één inlog op het portaal. “Dat heeft echter alles te maken met privacyregels en de veiligheid. Het is wettelijk niet toegestaan om de gegevens van andere privépersonen via ons portaal open te stellen. Wij kunnen dit dus helaas niet aanpassen. Wel helpen we in dergelijke gevallen om een tweede inlog voor een partner aan te maken”, legt ze uit.

Diverse portalen gaan samen

Visser & Visser hanteert intussen diverse portalen. Ook voor de digitale administraties en de dashboards moeten klanten online inloggen. “Om het aanmelden op de verschillende portalen makkelijker te maken, wordt Mijn Visser & Visser straks het hoofdportaal waar alles onder valt. We zijn nu achter de schermen bezig om alle portalen te integreren. Mijn Visser & Visser wordt het centrale communicatieportaal. Nieuwe klanten worden hier automatisch op aangesloten. Bestaande klanten hebben we bij de lancering overigens nog de keuze gegeven. Maar uiteindelijk ontkom je er niet meer aan. Digitaal zaken doen is heel normaal.”