Opdrachtgevers voeren een automatiseringsslag door, digitaliseren en verbeteren de processen. Opdrachtgevers hebben meer aandacht voor het debiteurenbeleid en weten dit op een juiste wijze te redigeren. Het gevolg hiervan is dat minder dossiers bij de deurwaarder belanden en de kwaliteit van de overblijvende dossiers afneemt.

Tip 1: Kijk of processen nog verder geautomatiseerd kunnen worden

Ook de gerechtsdeurwaarder zal zijn processen verder moeten automatiseren. Automatiseer waar geautomatiseerd kan worden. Gebruik persoonlijk contact waar persoonlijk contact verschil maakt, is de boodschap van GGN. In de praktijk zien wij dat nog niet alle voordelen van bijvoorbeeld Othomatic of Eurosystems worden benut. Heeft u inzicht in uw top 20 klanten? Wordt de mutatie onderhanden werk automatisch geboekt? Worden dossiers volledig digitaal gevoerd en beheerd?

Tip 2     Investeer in ICT

GGN stelt dat er belangrijke innovaties aankomen. Gedacht wordt aan het doorontwikkelen van en investeren in ICT, zoals: Data Stories, infrastructuur en werkplekautomatisering, centrale routeplanning voor deurwaarders gekoppeld aan planningssoftware en een documentmanagementsysteem met alle beschikbare informatie per debiteur. Welke innovaties en investeringen zijn voor u zinvol?

Het aantal ambtshandelingen van gerechtsdeurwaarders neemt verder af vanwege de toenemende griffierechten. Er is een verschuiving gaande van inning van geldvorderingen naar preventie. Steeds vaker wordt over schulden niet meer juridisch geprocedeerd, maar proberen schuldeisers er minnelijk uit te komen.

Tip 3     Investeer in preventie en advies

Overweeg of aanpalende dienstverlening in de preventie kan worden opgezet en neem deze dienstverlening prominenter in uw bedrijfsvoering mee. Denk hierbij aan de instructie van uw medewerkers, preventie als extra service aan uw opdrachtgevers en de positionering op uw website.

Tip 4     Investeer in uw minnelijke incassoprocessen

Het gerechtelijke incassodeel is het meest lucratieve deel. Met een steeds groter wordende incassopraktijk is het noodzaak om ook het minnelijk incassodeel lucratief te organiseren: optimaliseer werkprocessen, stroomlijn klantencontacten en vergroot de snelheid van uw ICT-omgeving.

GGN neemt afscheid van inhuurcontracten en uitzendcontracten, terwijl ze ook stoppen met tijdelijke contracten. Betaald overwerken mag niet meer en er komen minder afdelingen en vestigingen.

In de praktijk zien wij dat veel gerechtsdeurwaarders/ondernemers worstelen met het personeelsbestand. Vanwege een automatiseringsslag kan hetzelfde werk met minder mensen worden opgepakt.

Tip 5     Kijk kritisch naar uw personeelsbestand

Neem uw personeelsbestand eens onder de loep. Hoe is uw personeelsbestand opgebouwd. Vraag medewerkers hun tijdsbesteding per week in kaart te brengen. Waar is besparing mogelijk? Zorg voor openheid en transparantie en creëer een brainstormsessie met uw personeel of laat u bijstaan door bijvoorbeeld een Lean Consultant.

Tip 6     Bespaar op uw administratieproces

Ook op het gebied van de administratie is besparing mogelijk. Maakt u optimaal gebruik van een bankkoppeling, het scannen en herkennen van facturen en heeft u een aansluiting van de dossieradministratie op uw financiële administratie? In de praktijk zien wij vaak verkeerde boekingen bij de winstneming van het onderhanden werk . Ook op het gebied van btw is de administratie niet altijd in orde. Het komt regelmatig voor dat wij bij gerechtsdeurwaarders signaleren dat de btw pas wordt afgedragen bij het sluiten van het dossier. Vraag uw accountant eens hoe u een efficiencyslag kunt maken in uw administratieproces?

GGN meldt herhaaldelijk in haar boodschap dat de strategie herijkt wordt. Dit beïnvloedt de organisatie en het businessmodel. Vandaar de daling in het aantal vestigingen ende centralisatie van processen. In de markt zien wij enerzijds meer kleinere incassokantoren ontstaan en anderzijds meer samenwerkingsvormen bij gerechtsdeurwaarderskantoren.

Tip 7     Bekijk of samenwerking voor u mogelijk is

Vanwege aanbestedingsregels worden grote aantallen standaardvorderingen onttrokken aan de kleinere deurwaarderskantoren (ziektekostenverzekeraars, telecom, energie, DUO, CJIB). Dit vereist een herijking van het verdienmodel van uw praktijk. Neem de tijd om uw verdienmodel eens tegen het licht te houden. Ik adviseer u hiervoor het Business Model Canvas te gebruiken.

Wij hebben veel ervaring met gerechtsdeurwaarderskantoren en bedienen uw branche door het hele land. Binnen Visser & Visser bedienen wij de gerechtsdeurwaarders vanuit de branchegroep Advocatuur & Notariaat. Neem gerust contact met mij op voor een oriëntatiebespreking.