De Wtza-desk
Speciaal voor jou als zorgaanbieder is een Wtza-desk opgezet. Wij kunnen ons voorstellen dat de nieuwe wetgeving vragen oproept bij jou of je organisatie. We vertellen je hier graag meer over.
Welkom bij de Wtza-desk!
Bij de Wtza-desk kun je terecht voor de volgende zaken:
Al je vragen over de Wtza, zoals meld- of vergunningsplicht, governance en jaarverantwoording.
Begeleiding bij het opmaken van de juiste jaarverantwoording, cijfers en ratio’s.
Begeleiding bij verantwoordingen van Raden van Toezicht of Commissarissen.
Inrichting en bedrijfsvoering voor zorgaanbieder, beschrijving van de administratieve organisatie en interne beheersing van de financiële huishouding.
Hulp bij het indienen van de verantwoording bij het CIBG.
Ontdek de vier onderdelen van de Wtza:
Wtza meldplicht
Vergunningsplicht
Intern toezichthouder
Jaarverantwoording
Ontdek de vier onderdelen van de Wtza:
Wtza meldplicht
Zorgaanbieders die zorg verlenen vanuit de Zorgverzekeringswet (Zvw), de Wet langdurige zorg (Wlz) en de jeugdwet (JW) hebben een meldplicht.
In het Landelijk Register Zorgaanbieders (LRZa) kun je controleren of je al bekend bent. De meldplicht geldt ook voor zzp'ers. Als je (een groot deel van) de zorg hebt uitbesteed aan een onderaannemer geldt de meldplicht ook voor de onderaannemer! Apotheken met een geregistreerde apotheker zijn uitgesloten van de meldplicht.
Vergunningsplicht
Vanaf 1 januari 2025 geldt de vergunningsplicht voor elke zorgaanbieder. Zorgaanbieders die op 31 december 2024 al bekend waren in het LRZa, maar op basis van hun omvang en de geldende wetgeving tot 1 januari 2025 nog niet verplicht waren een vergunning aan te vragen, ontvangen ambtshalve de Wtza-vergunning, als aan de overige verplichtingen (waaronder meldplicht) is voldaan.
Voor onderaannemers van een “lege huls” is de vergunningsplicht ook van toepassing. Een “lege huls” is een zorgaanbieder die zelf geen zorg verleent en uitsluitend zorg doet verlenen door een onderaannemer.
Intern toezichthouder
Een interne toezichthouder (denk hierbij aan een Raad van Toezicht of Raad van Commissarissen) is verplicht voor:
organisaties die medisch specialistische zorg verlenen met meer dan 10 zorgverleners;
organisaties die Wlz- of Zvw-zorg verlenen met meer dan 50 (met ingang van 1 januari 2025) zorgverleners.
onderaannemers van een “lege huls” moeten ook een intern toezichthouder aanstellen als voornoemde voorwaarden van toepassing zijn.
De interne toezichthouder moet voldoen aan:
onafhankelijke taakvervulling; er mogen geen persoonlijke en/of zakelijke belangen zijn;
samenstelling; er moeten minimaal drie personen aangesteld zijn, die bekwaam en kritisch kunnen functioneren;
taken en bevoegdheden; er moeten duidelijke afspraken zijn tussen de interne toezichthouder en het bestuur van de zorginstelling, alsook over taakverdeling binnen de toezichthouder.
In de statuten van jouw onderneming moet het intern toezicht geregeld en vastgelegd worden. Voor een maatschap of soloprakijk dient dit schriftelijk vastgelegd te worden in een aparte verklaring of reglement. Het advies is om bij het inrichten zoveel mogelijk aan te sluiten op de Governancecode Zorg.
Jaarverantwoording
De nieuwe verantwoording geldt vanaf het verslagjaar 2022. De uiterste deponeringstermijn voor de verantwoording (vanaf) 2022 bij het CIBG verschilt per zorgorganisatie:
Organisaties die al onder de WTZi de jaarverantwoording indienden, moeten dit (regulier) voor 1 juni doen;
Nieuwe zorgorganisaties, die gestart zijn vanaf 1 januari 2022, moeten vóór 1 juni deponeren;
Voor bestaande zorgorganisaties op 31 december 2021, die onder de WTZi geen verantwoordingen bij de CIBG hoefden in te dienen, geldt de verplichting vanaf boekjaar 2024.
Voor de financiële jaarverantwoording zijn, afhankelijk van de rechtsvorm en omvang van je organisatie, modellen van de balans en resultatenrekening vastgesteld. Een eenmanszaak hoeft geen jaarcijfers te publiceren, maar enkele ratio’s. Naast de financiële verantwoording moet ook andere informatie over je bedrijfsvoering worden gepubliceerd. De omvang van de vragenlijst is afhankelijk van de omvang en activiteiten van de zorgorganisatie.
Voor zorgorganisaties met bedrijfsgrootte Micro* zijn de publicatie-verplichting met ingang van het boekjaar 2024 verminderd. Het betreft een beperkte balans en winst- en verliesrekening, als ook drie vragen inzake identiteit, aantal zorgverleners en aantal cliënten/patiënten. De jaarverantwoordingen van zorgorganisaties met bedrijfsgrootte Micro worden niet openbaar gemaakt op de website van het CIBG.
Er zijn mogelijkheden om uitstel van de jaarverantwoording aan te vragen als één van onderstaande situaties voor jou van toepassing is:
Voor de eerste keer de jaarverantwoording Zorg: Dit is het geval als een organisatie in het lopende jaar voor het eerst zorg verleende. Bij een eerste jaarverantwoording wordt uitstel verleend tot en met 30 december;
Capaciteitsproblemen met de financieel dienstverlener: Als het qua planning in jouw organisatie en/of bij jouw accountants-/administratiekantoor niet mogelijk is om op 31 mei de jaarstukken afgerond te hebben, is het mogelijk om uitstel aan te vragen tot en met 30 september;
Vertraging doordat cijfers van een samenwerkingsverband nog niet gereed zijn, bijvoorbeeld een MSB of kostenmaatschap. Uitstel kan tot en met 30 december door het CIBG worden verleend;
Overmacht: als overmacht wordt aangemerkt een situatie waarin de zorgaanbieder de jaarverantwoording niet tijdig, volledig of juist kan openbaren, zonder dat de zorgaanbieder hieraan schuld heeft. Bij overmacht wordt uitstel verleend tot en met uiterlijk 30 december.
Het aanvragen van uitstel kan tot uiterlijk 31 maart en moet via de website van de NZa: JV - Invoeren. Aangezien je als zorgaanbieder zelf verantwoordelijk bent voor het tijdig indienen van de jaarverantwoording bij het CIBG, dient je het uitstel zelf aan te vragen. Indien je dit wilt, kunnen wij dat voor jou verzorgen, en verzoeken wij je contact met ons op te nemen.
*De groottecriteria jaarrekening bestaan uit de drie criteria: balanstotaal, omzet en het aantal medewerkers. De groottecriteria zijn afkomstig vanuit de wet Titel 9 BW 2. Een onderneming valt in een bepaalde groottecategorie wanneer het gedurende twee opvolgende boekjaren aan minimaal twee van de groottecategorie voldoet. Voor vragen over de grootte van je zorgorganisatie kunt uiteraard contact met ons opnemen.
Checklist Wtza-jaarverantwoording
Het voldoen aan de Wtza-jaarverantwoording is een verplichting voor nagenoeg alle zorgaanbieders die ZvW- en/of Wlz-zorg verlenen. Door het uitstellen van de deponeringstermijn hebben veel zorgondernemers meer tijd om zich goed voor te bereiden en ‘in control’ te zijn. Speciaal voor onze klanten en geïnteresseerden hebben wij een checklist ontwikkeld. Hiermee ben je in 7 stappen Wtza-proof. Via onderstaand formulier kun je de checklist aanvragen of contact opnemen met de collega's van Branchegroep Zorg.
