Werkgevers

Lopen tijdelijke arbeidsovereenkomsten binnen je bedrijf af op 31 december 2025? Informeer je werknemer schriftelijk vóór 1 december 2025 of je het contract verlengt of beëindigt. Deze aanzegverplichting van één maand geldt voor tijdelijke contracten van minimaal zes maanden. Bij het niet of te laat aanzeggen kan de werknemer een schadevergoeding van maximaal één bruto maandsalaris eisen.

Tip

Leg nu alvast voor heel 2026 de verloopdata van tijdelijke contracten vast en stel een reminder in je agenda in, zodat je twee à drie maanden van tevoren wordt gewaarschuwd. Overweeg de aanzegging per e-mail met ontvangstbevestiging te versturen als eenvoudig bewijs van tijdige kennisgeving.

Vanaf 1 januari 2026 start de Belastingdienst actief met handhaving op schijnzelfstandigheid. Werkgevers die feitelijk een arbeidsrelatie hebben, maar werken met overeenkomsten van opdracht, lopen risico op naheffingen en boetes. Controleer daarom vóór 31 december 2025 alle bestaande contracten op arbeidsrechtelijke kenmerken zoals gezag, persoonlijke arbeid en loonbetaling. Pas overeenkomsten aan of herkwalificeer de arbeidsrelatie om sancties in 2026 te voorkomen.

Omdat per 1 januari 2026 het wettelijk minimumloon voor 21-plussers stijgt naar € 14,71 per uur, is het verstandig uiterlijk één maand vóór afloop van tijdelijke contracten van zes maanden of langer schriftelijk te bevestigen of het contract verlengd of beëindigd wordt. Voor contracten die in december 2025 aflopen, betekent dit dat je vóór 1 december 2025 moet beslissen of je wilt verlengen.

Werkgevers moeten bij ontslag vrijwel altijd een transitievergoeding betalen van 1/3^e maandsalaris per volledig dienstjaar, met een maximumbedrag van circa € 100.000 per werknemer. Als het jaarsalaris hoger is, is het brutoloon de grens. Vorm een voorziening in de jaarrekening over 2025 als aan alle voorwaarden is voldaan:

• de verplichting is ontstaan vóór de balansdatum;

• de uitgave is toerekenbaar aan de verslagperiode 2025 (bijvoorbeeld wegens geplande reorganisatie of onvermijdelijk ontslag);

• er bestaat voldoende redelijke mate van zekerheid dat betaling van de transitievergoeding zal plaatsvinden.

Leg de inschatting en onderbouwing (bijvoorbeeld gesprekken over herstructurering of disfunctioneren) zorgvuldig vast om de voorziening te staven.

Vanaf 1 januari 2026 krijgen alle uitzendkrachten en gedetacheerden recht op gelijkwaardige arbeidsvoorwaarden als vaste medewerkers in vergelijkbare functies. Dit betekent dat niet alleen loon en toeslagen gelijk moeten zijn, maar het totale pakket aan arbeidsvoorwaarden: vakantiedagen, reiskostenvergoeding, scholingsmogelijkheden, eindejaarsuitkering, bonusregelingen en andere secundaire en tertiaire arbeidsvoorwaarden. Het bekende systeem van inlenersbeloning verdwijnt volledig. Zorg ervoor dat je volledige arbeidsvoorwaardenpakket actueel en compleet in kaart is gebracht, inclusief personeelshandboek, bedrijfsregelingen en aanvullende voorzieningen zoals sportabonnementen of fietsplannen.

Wil je in 2026 een ander aangiftetijdvak voor de loonheffingen gebruiken (bijvoorbeeld vanwege vierwekelijkse salarisbetalingen)? Dien dan vóór 14 december 2025 het formulier ‘Wijziging aangiftetijdvak loonheffingen’ in bij de Belastingdienst. Ontvangt de inspecteur je wijzigingsverzoek na 14 december, dan kun je niet vóór 2027 overschakelen op een nieuw aangiftetijdvak.

Controleer eind 2025 of je loon- en financiële administratie op elkaar aansluiten. Zo traceer je snel (belaste) vergoedingen die in 2025 zijn uitgekeerd maar niet in de loonadministratie staan, waardoor geen loonheffing is afgedragen. Draag de achterstallige loonheffing alsnog af, dit kan onder voorwaarden middels eindheffing.

Sluit de loonadministratie over 2025 af vóór de loonaangifte over het laatste tijdvak van 2025. Controleer of je per werknemer een kopie van het identificatiebewijs hebt, alle vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen correct hebt verwerkt en declaraties van aan werknemers vergoede kosten compleet hebt opgenomen. Zo voorkom je vertragingen en correctieverzoeken bij de Belastingdienst.

Maak je in 2025 gebruik van uitzendkrachten, gedetacheerden of andere niet-werknemers? Controleer dan vóór 31 december 2025 of je administratie op orde is. Zorg dat je per medewerker identiteitsgegevens noteert (type document, nummer, geldigheid) en uren, loon en vakantiebijslag hebt vastgelegd. En controleer ook de registratiegegevens bij het uitzendbureau, want nalatigheid kan leiden tot een boete van € 8.000 – € 32.000 per medewerker, met mogelijk hogere boetes bij recidive.

Vanaf 2026 geldt 22% bijtelling over de hele cataloguswaarde van nieuwe elektrische auto's. Sluit nog in 2025 leasecontracten af om vijf jaar lang van het huidige gunstigere tarief (17% tot € 30.000) te profiteren.

Vanaf 2026 wijzigt de bijtelling voor ter beschikking gestelde fietsen. Voortaan geldt geen bijtelling als de fiets maximaal 10% van de tijd thuis wordt gestald. Leg daarom vóór 31 december 2025 schriftelijk in arbeidsovereenkomsten of personeelshandboeken vast dat bedrijfsfietsen niet structureel thuis mogen worden gestald. Dit voorkomt discussies met de Belastingdienst en stelt werknemers op de hoogte van de nieuwe regels.​

Let op!

Deze maatregel werkt terug tot 1 januari 2020, dus ook voor bestaande fietsregelingen.

Benut de vrije ruimte van de werkkostenregeling optimaal in 2025 en beloon je werknemers extra. Bereken hiervoor de vrije ruimte over 2025: 2% van de totale loonsom tot € 400.000 (max. € 8.000) plus 1,18% van het deel van de loonsom boven € 400.000. Controleer hoeveel vrije ruimte je nog hebt en zet deze in voor bijvoorbeeld kerstpakketten, thuiswerkvergoedingen of bedrijfsfitness.

Tip

Maakt je bedrijf deel uit van een concern? Vergelijk of bereken per vennootschap of de concernregeling gunstiger is.

Heb je eind 2025 nog vrije ruimte over en wil je werknemers een bonus geven? Betaal deze bonus vóór 31 december 2025 en laat hem in de vrije ruimte van de werkkostenregeling vallen.

Tip

Het ministerie van Financiën accepteert een bonus van maximaal € 2.400 per werknemer per jaar zonder nadere onderbouwing. Als dga kun je jezelf bij voldoende vrije ruimte ook een bonus van € 2.400 toekennen.

Let op!        

Wil je een hogere bonus uitkeren? Zorg dan voor bewijs dat een dergelijk bedrag gebruikelijk is in jouw branche. De bonus mag niet meer dan 30% afwijken van wat gangbaar is voor vergelijkbare functies in jouw sector.

Plan je begin 2026 een personeelsfeest? Organiseer het dan op de werkplek. Zo blijven de kosten voor drankjes, hapjes en entertainment onbelast onder de werkkostenregeling. Kies je voor een externe locatie, dan geldt zowel voor het feest als de consumpties eindheffingsloon tegen factuurwaarde. Je kunt dit wel met je vrije ruimte compenseren, maar dat benut vroeg in 2026 al een deel van die ruimte.

Tip

Consumpties op de werkplek zijn onbelast voor werknemers van andere vestigingen, locaties of kantoren én voor werknemers van gelieerde entiteiten binnen de concernregeling.

Bestaat je bedrijf uit meerdere vennootschappen (waarbij je ≥ 95% van de aandelen bezit)? Dan lijkt de concernregeling van de werkkostenregeling aantrekkelijk, omdat je de vrije ruimte over het hele concern mag toepassen. Voor 2026 bedraagt de vrije ruimte bij concernregeling: 2% over de eerste € 400.000 loonsom (max. € 8.000) plus 1,18% over het deel daarboven. Zonder concernregeling krijgt élke vennootschap afzonderlijk 2% over haar eerste € 400.000 en 1,18% daarboven. Kleinschalige dochters met een lage loonsom kunnen zo meer voordeel halen uit hun eigen vrije ruimte. Bereken daarom vóór 1 januari 2026 of de concernregeling werkelijk gunstiger is.

Tip

Mocht de concernregeling voor 2026 achteraf toch nadelig uitpakken, dan kun je uiterlijk bij de aangifte over het tweede tijdvak van 2026 alsnog kiezen om de concernregeling niet toe te passen.

Werkgevers mogen vanaf 2025 een onbelaste thuiswerkvergoeding geven van maximaal € 2,40 per thuiswerkdag. Dit kan een vaste vergoeding zijn volgens een structureel thuiswerkpatroon. Per dag kun je óf deze thuiswerkvergoeding óf de onbelaste reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer toekennen. Heb je in 2025 nog geen thuiswerkvergoeding ingevoerd? Bespreek dan in 2025 met je werknemers hoe je dit vanaf 1 januari 2026 gaat regelen.

Tip

Zet je thuiswerken structureel in? Dan heb je mogelijk minder kantoorruimte nodig. Onderhandel met de verhuurder over krimp of verhuur overtollige ruimte om kosten te besparen of extra huurinkomsten te genereren.

Neem vóór 31 december 2025 een definitief besluit over RVU-afspraken met je werknemers, want de huidige RVU-regeling loopt op die datum af. Daarna geldt alleen voor zware beroepen een nieuwe regeling en vervalt de vrijstelling waardoor een pseudo-eindheffing van 52% boven op de reguliere loonheffing komt. Leg het besluit formeel vast.

Wil je je werknemers in financieel krappe tijden steunen met onbelaste uitkeringen of verstrekkingen? Richt dan nog in 2025 een personeelsfonds op. Uitkeringen uit het fonds zijn onbelast als de werkgeverbijdrage over de laatste vijf jaar niet hoger is dan de totale werknemersbijdragen in die periode. Bestaat het fonds korter dan vijf jaar, vergelijk dan over het volledige bestaan. Werknemersbijdragen houd je in op het nettoloon.

Tip

Stel het fonds in 2025 in en houd werknemersbijdragen in op de dertiende maand of eindejaarsuitkering. Zo kun je zelf in 2025 nog een werkgeversbijdrage leveren.

Eind 2025 ontvang je van de Belastingdienst een beschikking met je sectorindeling en de bijbehorende premiepercentages voor de Werkhervattingskas (Whk) over 2026. Controleer of de ingedeelde sector overeenkomt met de activiteiten van jouw onderneming. Een onjuiste sectorindeling kan namelijk leiden tot een aanzienlijk hogere Whk-premie.

Heeft je concern buitenlandse onderdelen? Overweeg dan om de loonheffing- en dividend- of rente-inhoudingsplicht te verleggen naar het Nederlandse concernonderdeel. Dien gezamenlijk vóór 1 januari 2026 een verzoek in bij de Belastingdienst voor deze verleggingsregeling. De jaarwisseling is een goed moment om de administratieve lasten voor je buitenlandse dochters te verminderen.

Heb je werknemers in dienst die in Nederland werken maar in het buitenland wonen? Dan geldt voor hen het aangifte- en inhoudingsregime voor sociale premies in het land waar ze verzekerd zijn. Een A1-verklaring van de buitenlandse sociale zekerheidsinstantie biedt zekerheid over welk stelsel van toepassing is. A1-verklaringen zijn maximaal twaalf maanden geldig. Inventariseer daarom eind 2025 welke verklaringen per 31 december 2025 aflopen. Vraag die nieuwe A1-verklaringen nog in 2025 aan, zodat je voor 2026 zeker weet of je sociale premies in Nederland dan wel in het woonland moet afdragen.

Heb je werknemers met een niet-EU/EER-nationaliteit die werken op basis van een tewerkstellingsvergunning of gecombineerde vergunning voor verblijf en arbeid? Controleer uiterlijk 31 december 2025 of één of meer vergunningen aflopen. Vraag bij een aflopend vergunningsjaar direct verlenging aan zodat continuïteit van tewerkstelling in 2026 is gewaarborgd.

Tip

Voor werknemers met de Zwitserse nationaliteit zijn, net als voor EU/EER-onderdanen, geen tewerkstellingsvergunningen vereist.

Wil je buitenlandse werknemers werven onder de 30%-regeling in 2026? Bereid je dan alvast voor op belangrijke wijzigingen per 1 januari 2027: de maximale onbelaste vergoeding daalt van 30% naar 27% van het brutosalaris, terwijl de minimale salarisnormen fors stijgen naar € 50.436 voor reguliere werknemers en € 38.338 voor hooggeschoolden jonger dan 30 jaar.

Let op!

Beschikkingen die uiterlijk 31 december 2023 zijn ingegaan, behouden na 2027 de volledige 30%-vergoeding, terwijl werknemers die vóór 1 januari 2025 voor het eerst de regeling kregen de huidige (geïndexeerde maar niet verhoogde) salarisnormen behouden. Zorg daarom dat je vóór eind 2026 in kaart hebt welke lopende beschikkingen onder het overgangsrecht vallen, welke nieuwe wervingen in 2026 mogelijk niet meer aan de strengere normen voldoen en wat de financiële impact is op loonkosten en het netto-inkomen van internationale medewerkers.

Op grond van de 30%-regeling mag een werkgever 30% van het loon van een uit het buitenland geworven werknemer onbelast vergoeden, met een maximale grondslag van € 246.000 (bedrag 2025). Omdat het om een forfait gaat, kunnen de werkelijke extraterritoriale kosten hoger uitvallen. Bereken daarom voor 2026 de werkelijke extraterritoriale kosten (denk aan tijdelijke huisvesting, dubbele huisvesting, reiskosten, maaltijden en overige bijkomende kosten) en vergelijk dit met het forfait van 30% van het loon. Als de werkelijke kosten hoger zijn, kun je ervoor kiezen de forfaitaire regeling niet toe te passen maar de daadwerkelijke kosten onbelast te vergoeden. Zorg dat in de loontijdvakken waarin je de werkelijke kosten vergoedt, aan alle voorwaarden van de 30%-regeling wordt voldaan.

Tip

De keuze tussen forfait en werkelijke kosten geldt per kalenderjaar. Je kunt in 2026 dus een andere keuze maken dan in 2025.