Welke indicatoren meten het succes en de winstgevend van mijn advocatenkantoor?

Regelmatig stellen partners van advocatenkantoren ons vragen over de winstgevendheid van hun kantoor; hoe is deze ten opzichte van andere kantoren? Omdat veel advocatenkantoren met winstpunten werken zou er best iets te zeggen zijn over bijvoorbeeld de gemiddelde winst per partner ten opzichte van vergelijkbare kantoren. Het is echter maar de vraag hoe relevant het antwoord op deze vragen voor het eigen kantoor is.

Waardevoller is het om na te denken over de uitdaging: Hoe zorg ik dat mijn eigen kantoor zó succesvol en winstgevend is dat zowel partners als medewerkers tevreden zijn? Een goed antwoord op deze vraag is alleen te geven wanneer gewerkt wordt met heldere meetinstrumenten, die verder gaan dan alleen financiële indicatoren. In dit blog gaan we in op vijf aspecten die kunnen helpen bij het meten!

Stel vooraf haalbare normen per medewerker voor omzet en declarabele uren. Er zijn kantoren die het lastig vinden om ‘harde’ normen te stellen. Een haalbare norm geeft echter duidelijkheid aan medewerkers. Door deze normuren maandelijks te monitoren en af te zetten tegen de realisatie is snel inzichtelijk waar omzet weglekt. Zo kan de kwaliteit van de tijdregistratie wellicht verbeterd worden, waardoor minder uren afgeboekt worden bij het declareren van de uren.

Het is goed om jaarlijks tarieven te indexeren. Er zijn verschillende kantoren die niet periodiek indexeren. Dat kost het kantoor veel geld. Vooral wanneer je dit doorrekent over meerdere jaren. Hanteer daarom een duidelijk beleid bij het indexeren van tarieven. Vaak geeft de opdrachtbevestiging ruimte om tarieven voor stagiaires, advocaat-medewerkers en partners te indexeren. Zorg daarnaast ook voor een logische opbouw in de uurtarieven per functie en ervaringsjaren.

Tip: Check de opdrachtbevestiging of algemene voorwaarden en pas deze zo nodig aan.

Naast een haalbare, marktconforme omzet per medewerker is het van belang om ook de personeelskosten beheersbaar te houden. Ook dat is op verschillende manieren te meten. In de praktijk meten wij dit vaak aan de hand van de toegevoegde waarde en de verhouding directe en indirecte medewerkers.

Toegevoegde waarde 
De toegevoegde waarde is te bepalen door de omzet af te zetten tegen direct toerekenbare kosten van medewerkers. De som van de toegevoegde waarde is in een percentage uit te drukken ten opzichte van de omzet. Dit percentage zou dan vergeleken kunnen worden met het percentage bij vergelijkbare andere advocatenkantoren.

Verhouding directe-indirecte kosten
De verhouding tussen directe medewerkers en ondersteunende medewerkers is van invloed op de winstgevendheid van het kantoor. Soms is verouderde software of een bepaalde werkwijze jarenlang normatief geweest. Dit kan een oorzaak zijn van een scheef verhoudingspercentage. Door een efficiëncyslag binnen verschillende processen van het advocatenkantoor door te voeren is de verhouding directe en indirecte loonkosten vaak in relatief korte tijd te verbeteren. Dit komt de winstgevendheid van het kantoor ten goede.

Wat in de praktijk soms over het hoofd gezien wordt is de opbouw van het team binnen het kantoor. Belangrijke vragen om over na te denken binnen je team zijn bijvoorbeeld: Hoeveel werkplekken wil je beschikbaar stellen aan advocaat-stagiaires? Hoe is de opbouw van je advocaat medewerkers (ervaringsjaren)? En welke medewerker is op termijn geschikt voor een partnerrol en welke competenties zijn daarbij nodig? Een heldere visie op de ontwikkeling en opbouw van het team vergroot de winstgevendheid en het succes van het kantoor. Maar geeft ook de medewerker meer motivatie en tevredenheid om duidelijkheid te hebben over de doorgroeimogelijkheden.

Om ook op lange termijn succesvol en winstgevend te blijven willen wij tijdig meedenken met u als partners over de duurzame inzet van kennis en medewerkers binnen het advocatenkantoor. Daarbij is het goed om focus aan te brengen en helder te krijgen wat de doelen zijn op korte en lange termijn. Op welke markten wil het kantoor zich bijvoorbeeld komende jaren richten? Is de kennis van (oudere) partners geborgd binnen het kantoor in het kader van toe- en uittredende partners? En een niet onbelangrijke vraag is of de onderlinge afspraken tussen zittende partners nog interessant genoeg zijn voor nieuwe partners om toe te treden. Het kan zinvol zijn om de huidige afspraken eens te herzien met het oog op de continuïteit van het kantoor. Daarmee kan de winstgevendheid en het succes van het kantoor ook op langere termijn worden gegarandeerd en uitgebouwd.

Er is dus meer nodig dan alleen de financiële indicator van de winst per partner. Vanuit Branchegroep Advocatuur van Visser & Visser bieden we daarom een bredere dienstverlening aan voor advocaten. In een aantal blogs, seminars en events brengen we meerdere indicatoren onder de aandacht die helpen bij het succesvol ondernemen als advocaat. Dit doen we door advocatenkantoren niet alleen te ondersteunen op het vlak van financiële dienstverlening, maar ook op het gebied van strategie en persoonlijke ontwikkeling. Zo creëren we een omgeving waar zowel het kantoor als de individuele medewerkers kunnen groeien. En helpen we onze cliënten om een succesvol en duurzaam kantoor te bouwen.

Sta je voor de uitdaging om de juiste persoon op de juiste plek te zetten binnen jouw advocatenkantoor? Vraag je je af hoe je kerncompetenties kunt identificeren die matchen met je teamleden? Of hoe je het beste uit je medewerkers haalt terwijl je hun werk-privébalans bewaakt? Ontdek het in onze workshop!