'De juiste mensen op de juiste plaats'
Als je het pand van Metalura binnenkomt sta je meteen in de showroom. “Klanten die hier komen voor een afspraak, zien de showroom en zijn meestal meteen verkocht”, vertelt Albert van de Breevaart, algemeen directeur bij Metalura. In 2008 kwam het lumineuze idee om een systeem te ontwikkelen voor balkonbeglazing dat kwalitatief hoogstaand is. De uitdaging was om te zorgen dat het systeem windkracht 12 á 13 zou kunnen hebben op de 20e verdieping. En dat is gelukt. Inmiddels is Metalura gespecialiseerd in balkonbeglazing, terrasbeglazing, tuinbeglazing en vaste en mobiele windschermen.
“Hoe krijgen we de juiste mensen op de juiste plaats en hoe kunnen we onze processen verbeteren?” Dat was de vraag waarmee Metalura vorig jaar bij SQALE kwam. Sinds de oprichting van het bedrijf was er procesmatig al wel het één en ander ingericht, maar er was ruimte voor verbetering. Consultant Arie van Baaren van SQALE begeleidde het traject, waarbij gekeken werd naar hoe de meest optimale organisatievorm bereikt kon worden.
Mind shift
Eerste stap voor SQALE was een kick-off sessie met het managementteam. Volgens Albert een goede manier om goed tussen de oren te krijgen wat procesmanagement inhoudt: “We moesten ervoor zorgen dat de leden van het managementteam ook echt proceseigenaar werden. Zij zijn verantwoordelijk voor een bepaald proces en moeten ook periodiek kijken of het proces nog steeds loopt zoals bedoeld en waar er verbetering mogelijk is”, aldus Albert.
Dat betekent een verandering in denken en uiteindelijk op advies van SQALE ook een verandering in de inrichting van het managementteam: “Daar zijn gesprekken aan vooraf gegaan. Arie weet het onderste uit de kan te halen, waardoor wij ook weer in staat zijn om daar goed op te reageren. Dat kan twee kanten op gaan. Of we ontdekken dat een bepaald proces niet helemaal lekker loopt en er moet een optimalisatieslag overheen. Of we horen dat iemand ambitie heeft en uiteindelijk komt die persoon op de juiste plaats terecht.”
Procesflow
Belangrijke stap in het traject was ook het analyseren van de primaire en ondersteunende processen. Van verkoopproces tot montageproces, als organisatie wil je dat alle processen efficiënt en kwalitatief goed lopen. “Bij processen zijn meerdere systemen betrokken en onze systemen waren zo ingericht dat ze niet goed met elkaar synchroniseerden. Wat je dan nodig hebt is een hele duidelijke procesflow: zo wil ik dat het gaat verlopen. Op advies van SQALE hebben we die systemen zo aangepast dat het proces optimaal ondersteund wordt”, aldus Albert. Op deze manier heeft SQALE alle processen in de organisatie de revue laten passeren.
Een grote verbetering ten opzichte van vorig jaar is volgens Albert het overzicht dat er nu is, door middel van een werkwijzer: “De processen zijn gedocumenteerd, maar ook de implementatiepunten. Leden van het managementteam weten nu ook wat ze van de ander kunnen verwachten. Het is niet eens zozeer ‘wat moet ik doen?’, maar ook ‘wat kan ik van mijn collega verwachten?’. Waar liggen de scheidslijnen, wie is waar verantwoordelijk voor? We weten elkaars doelen, dus we weten ook hoe we elkaar kunnen helpen. Dat gebeurt dan ook echt.”
Vreemde ogen dwingen
Op de vraag of het bij een traject zoals dat bij Metalura het afgelopen jaar heeft plaatsgevonden goed is om een externe partij te betrekken, antwoordt Albert: “Ja, ik denk het wel. Waarom? Ik wil niet zeggen ‘vreemde ogen dwingen’, maar met dit soort processen en zeker bij de initiële start hebben we wel gemerkt dat een externe partij meer boven tafel krijgt dan wanneer we dit zelf opgepakt zouden hebben.” Dat is mede te danken aan de aanpak van SQALE. “Arie weet theorie en praktijk enorm goed met elkaar te verbinden en is ook heel goed in het analyseren van een probleem. Hij heeft maar een half woord nodig en snapt waar het probleem zit, hij vraagt door en dan komt hij precies waar hij wezen wil”, vertelt Albert.
De grootste verandering na de samenwerking met SQALE? “Processen zijn duidelijk gedefinieerd, maar ook de verantwoordelijkheid voor managers. We hebben heldere doelstellingen en verwachtingen. Van dag één tot de laatste dag was het genieten, omdat je ziet dat je organisatie beter wordt.”